当メディアは第一実業株式会社をスポンサーとしてZenken株式会社が運営しています。
設備保全のルーティンワークといえば、日々の設備チェックとデータの入力。毎日バインダーを片手に現場を巡回し、事務所に戻ってからExcelへ手入力する「二度手間」にうんざりすることも少なくないはずです。
さらに過去のトラブル履歴を探すために、過去のファイルをいちいち確認する面倒な作業を繰り返した経験があるかもしれません。これらはすべて、「紙ベースの保全業務」を続けていることによって発生します。
そこで本記事では、手入力に頼る保全業務の問題点や設備保全をペーパーレス化する具体的なメリットなどについて解説。さらに、単なる「タブレット入力」に留まらない、現場の事務作業を劇的にラクにする「真のDX」とはどのようなものなのかについても紹介していきます。
設備保全に欠かせない毎日の巡回点検ですが、生産ラインなどのDX化が進んでいない工場では、紙の点検表にさまざまなデータを記入していくしかありません。もしもそのまま手入力を続けていくしかないと思い込んでいるとしたら、それは間違いかもしれません。
紙ベースの点検作業で生じるミスや課題の代表的なものを3つ、挙げてみました。
設備や機械の点検時に現場で点検表に記入したあと、事務所に戻ってから改めてExcelに手入力するという、二度手間ともいえる作業が発生しているケースが多いと思います。日々のルーティンワークの効率化を考えるときに、二度手間ほどなんとかしたいと思うものはありません。
点検表への記載ミスが発生する可能性だけでなく、さらにはExcelに手入力する際にも誤入力をしてしまって気づかない、というケースもあります。人為的なミスはどのような業務でもゼロにすることは難しいですが、毎日繰り返し行う作業にはミスが発生しやすいのも事実です。
設備や機械がトラブルに見舞われたとき、必ず行うのが「過去のトラブル履歴」の確認です。毎日記録している点検表はファイリングされていると思いますが、過去に同じようなトラブルがなかったか、似たような事例はないか、頼りになるのは「記録」です。
異常が発生した際、過去の対応履歴を書類や過去のExcelファイルから探すのに時間がかかり、事後保全のダウンタイムが延びる原因にもなりかねません。また巡回担当者によって書き方が違ったり、正確性を欠いていたりする可能性もあります。
記入方法が統一されていないと、トラブルや故障の履歴が検索できず、結局ベテラン社員の知見や技術に頼るしかありません。設備保全に限らずさまざまな業務で、こうした「ノウハウの属人化」が問題として取り上げられることが増えてきているというのが実情です。
最大の問題は、紙ベースの点検表やExcelへの入力だけでは、設備や機械が故障する「予兆」に気づきにくい点です。点検表とExcelを使ってデータの集計はできても、それをもとに分析まで行うのは、簡単ではありません。設備や機械の故障を未然に防ぐ、もしくはトラブルを最小限にしてダウンタイムを短くすることも設備保全では重要なミッションです。
結局分析ではなく、ベテラン社員などの経験値による予測を優先せざるを得ないという状況は、できれば避けたいところです。
スマホやタブレットなどの端末を活用すれば、現場で直接入力するだけで完結するため、事務所に戻ってからExcelに手入力する作業がゼロになり、業務工数を大幅に削減できます。
またそのデータを設備保全の責任者やチームメンバーが共有できるようになるため、人為的なミスにも気づきやすくなります。
たとえば新人社員が巡回点検を行った場合でも、写真や動画の添付ができることによって、異常を発見した際にリアルタイムで情報が共有できるようになり、情報共有のタイムラグを解消することができます。
経験値が低いと判断が難しいこともありますので、ベテランや責任者にその場で指示を求めることができれば、チョコ停などを最小限にとどめることにもつながります。
過去の修繕履歴や部品交換履歴、不具合の発生状況、設備の図面などをすべて電子化できれば、過去のファイルやデータをわざわざ探しに行かなくても、現場で速やかに検索して必要な情報にたどり着けるようになります。
事務所に戻って過去の点検表や帳票、図面などを確認するまでもなく、その場で確認することができれば、業務工数を大幅に削減することができます。
設備保全の業務を電子化してペーパーレスを実現すれば、二重転記といった無駄な作業をなくして業務の効率化を図ることはできます。ただし、人間が数値を読み取ってスマートフォンやタブレットなどの端末に入力する手間は残ります。
単なる電子化で終わらせるのではなく、「真のペーパーレスDX」を実現するためには、どうすればいいのでしょうか？
紙をタブレットに置き換える「デジタイゼーション（電子化）」だけでは、人間が数値を読み取って入力する手間は残ります。ペーパーレスにすることはできますが、手入力であることに変わりはありません。大切なのは、データを自動収集して現場を真に楽にする「デジタルトランスフォーメーション（DX）」です。
振動、温度、圧力などのデータをIoTセンサーで自動収集すれば、「点検作業・入力作業そのもの」をなくすことができます。また人為的な入力ミスもなくなるので、設備保全の責任者がダブルチェックをする工数も減らすことができます。
IoTセンサーやAIを用いて設備の状態を常時監視し、異常の兆候を捉えたタイミングでメンテナンスを行う予兆保全ができれば、チョコ停などのダウンタイムも最小限にできます。
慢性的な人材不足に悩む中小規模の事業者にとって、いかに限られたリソースをコア業務に集中させるかが大きな課題ですが、点検やデータの手入力作業がなくなることで空いた時間を、コア業務に振り分けることができるようになります。
設備保全のペーパーレス化やDX化を導入したいと経営者や工場責任者が考えていても、現場のリテラシーが不足している場合や、ベテラン社員などの抵抗などがあってなかなかうまくいかない、という声をよく耳にします。
「新しいシステムを導入しても現場に定着しない」という問題は、過去にDXで失敗体験を持つ多くの経営層に共通するものです。リテラシーの壁を壊すために必要なのは、トップダウンの押し付けではなく、徹底した「現場ファースト」の思想です。
まずは手書きからExcelへの二重転記をなくすなど、今の業務フローを極力変えない部分的な置き換えで、現場業務に自然に溶け込む仕組みを構築していくことを目指すべきです。
その上で、スマートフォンを操作する感覚で直感的に入力できる操作性に優れたUI・UXを用意し、現場の入力負荷を徹底的に下げることが、DXを継続的な成果につなげる重要な要素です。
経済産業省が管轄する公的機関である「IPA」は、日本におけるIT人材の育成や情報セキュリティの強化を図る中核機関ですが、IPAのホワイトペーパー（概要）には、以下のような説明がなされています。
「中堅企業の実情を考慮すれば、外部のコンサルに委託したり、デジタルスキルを有する人材を必要な量だけ雇用して一気にDXを推進することは現実的ではない。まずは社内で将来像（ビジョン）を共有したうえで、事業を統括する役員や現場を熟知した従業員が現業と調整しつつ、徐々に自身のデジタルリテラシー向上やスキルアップを図り、DXを統括する人材、推進する人材となっていくことが必要と考えられる」
引用元：IPA（独立行政法人情報処理推進機構）「DX動向2024-中堅企業のDXの取組についての考察」（https://www.ipa.go.jp/digital/chousa/discussion-paper/dxwp2024-mse.html）
現場の声を聞かずにトップダウンでDXへのシフトを強引に進めても、うまくいきません。現場の作業で何にどれくらいの労力を割いているか、何を自動化すれば現場が楽になるかを聞き取るところから始めるという姿勢が必要です。
紙の点検表からの脱却は現場の負担を減らす第一歩ですが、本当に楽をしたい、中長期的には真の意味でのDX化を目指したいと考えているのであれば、入力作業そのものを自動化する「IoTセンサーによるデータ自動取得」が最適解ではないでしょうか。